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Facturación

Facturación es para vender fuera del mostrador: emites facturas electrónicas con todos sus datos, registras los pagos que recibes, corriges con notas crédito o débito, preparas cotizaciones y sigues lo que te deben en la cartera.

Módulos del manual
Dónde está Menú lateral › Facturación › Facturas, Cotizaciones, Cartera (CxC) o Plazos de pago. Abrir en tu POSYMA
Cuándo lo ves Cotizaciones y Plazos de pago están en todas las POSYMA con Facturación. Facturas aparece si tu POSYMA incluye facturación electrónica, y Cartera si incluye ventas a crédito (la facturación electrónica ya la trae).
Guía 1 de 7

Cómo emitir una factura electrónica
Lista de facturas con estado y envío a la DIAN
Lista de facturas con estado y envío a la DIAN. Toca la imagen para verla en grande.
  1. Abre Facturación > Facturas y haz clic en "Nueva factura".
  2. En "Cliente", busca al cliente o elige "Consumidor final". Si no existe, la lista te ofrece crearlo.
  3. Revisa el "Tipo de factura", el "Metodo de pago", el "Tipo de pago" (Contado o Credito) y, si es a crédito, el "Plazo de pago".
  4. En "Items" busca el producto o escribe lo que vendiste; si no está en tu inventario, POSYMA te deja crearlo. Ajusta "Cant", "Precio unit.", "Descuento" e "IVA". Usa "Agregar linea" para más productos.
  5. Revisa los totales. Las retenciones se calculan solas según las responsabilidades fiscales del cliente.
  6. Haz clic en "Guardar y emitir". POSYMA envía la factura a la DIAN; la columna DIAN muestra cuando queda "Emitida".
Formulario de nueva factura con cliente y productos
Formulario de nueva factura con cliente y productos. Toca la imagen para verla en grande.

Con "Guardar borrador" la guardas sin enviarla y la emites después con "Emitir". Si la DIAN la rechaza, verás el motivo en el detalle; corrige la causa y usa "Reintentar envío".

Guía 2 de 7

Cómo registrar el pago de una factura
Detalle de una factura con sus acciones
Detalle de una factura con sus acciones. Toca la imagen para verla en grande.
  1. Abre la factura desde la lista.
  2. Haz clic en "Registrar pago".
  3. Escribe el "Monto", el "Metodo", la "Fecha del pago" y, si quieres, la referencia y notas.
  4. Haz clic en "Aplicar pago". El saldo se actualiza y el estado cambia a "Pago parcial" o "Pagada".
Guía 3 de 7

Cómo corregir una factura con una nota crédito o débito
Nota crédito: qué pasó, motivo y líneas a acreditar
Nota crédito: qué pasó, motivo y líneas a acreditar. Toca la imagen para verla en grande.
  1. Abre la factura emitida y aceptada por la DIAN.
  2. Haz clic en "Nota crédito" para bajar el valor, o en "Nota débito" para subirlo.
  3. En "¿Qué pasó?" elige el caso: por ejemplo "Tu cliente devolvió productos", "Le hiciste una rebaja" o "Cobras intereses".
  4. Escribe el "Motivo", que le explica a tu cliente por qué emites la nota.
  5. En una nota crédito, indica cuánto acreditas de cada línea o usa "Acreditar todo". En una nota débito, agrega las líneas con descripción, cantidad y precio.
  6. Revisa el "Total de la nota" y el "Saldo después de la nota", y emítela.

Una factura emitida nunca se borra ni se anula: toda corrección se hace con una nota. Si la nota supera lo que tu cliente aún te debe, POSYMA te pregunta cómo le devuelves la diferencia. Los productos acreditados vuelven a tu inventario.

Guía 4 de 7

Cómo enviar o descargar una factura
Detalle de una factura con sus acciones
Detalle de una factura con sus acciones. Toca la imagen para verla en grande.
  1. Abre la factura.
  2. Haz clic en "Ver PDF" para ver o descargar la representación gráfica.
  3. Haz clic en "Enviar por correo", revisa "Destinatario", "Asunto" y "Mensaje", y haz clic en "Enviar".
  4. En "Historial de envíos" ves cuándo se envió cada correo.

El PDF y el correo quedan disponibles cuando la DIAN acepta la factura.

Guía 5 de 7

Cómo hacer una cotización y convertirla en factura
Cotización aceptada lista para convertir en factura
Cotización aceptada lista para convertir en factura. Toca la imagen para verla en grande.
  1. Abre Facturación > Cotizaciones y haz clic en "Nueva cotizacion".
  2. Elige el cliente, agrega los productos y define hasta cuándo es válida en "Valida hasta". Guarda.
  3. Usa "Imprimir PDF" o "Enviar por correo" para mandársela al cliente, y "Marcar enviada".
  4. Cuando el cliente responda, usa "Marcar aceptada" o "Marcar rechazada".
  5. Para facturarla, haz clic en "Convertir a factura" y confirma. La cotización queda como "Facturada".

Convertir una cotización crea una factura emitida, así que necesitas facturación electrónica en tu POSYMA.

Guía 6 de 7

Cómo revisar la cartera
Cartera por antigüedad por cliente
Cartera por antigüedad por cliente. Toca la imagen para verla en grande.
  1. Abre Facturación > Cartera (CxC).
  2. Arriba ves el "Total por cobrar" y el "Total vencido".
  3. La tabla muestra el saldo de cada cliente por tramo: "Vigente", "0-30", "31-60", "61-90" y "90+".
  4. Haz clic en "Recalcular vencidas" para actualizar las facturas que ya pasaron su fecha de vencimiento.
Guía 7 de 7

Cómo crear plazos de pago
Lista de plazos de pago
Lista de plazos de pago. Toca la imagen para verla en grande.
  1. Abre Facturación > Plazos de pago y haz clic en "Nuevo plazo".
  2. Escribe el "Nombre" (por ejemplo "30 días") y los "Dias para vencer".
  3. Marca "Usar por defecto" si quieres que las facturas lo traigan de entrada.
  4. Haz clic en "Guardar".

Los plazos también se usan al vender a crédito en el punto de venta.

Preguntas frecuentes

¿Puedo anular una factura?

No. Una factura emitida a la DIAN no se anula. Si necesitas dejarla sin efecto o corregir su valor, emite una nota crédito o débito desde su detalle. Un borrador que nunca emitiste sí se puede eliminar.

¿Qué significa "Sin emitir" en la columna DIAN?

Que la factura todavía no llegó a la DIAN. Usa "Enviar a la DIAN" en la fila o en el detalle.

Me pide una resolución para emitir

Necesitas una resolución de facturación activa. Usa el botón "Numeración" de la lista de facturas o vincúlala desde Inicio.

¿Cómo veo todo lo de un cliente?

Filtra la lista de facturas por cliente. Verás su historial con facturas, total facturado, total pagado y saldo pendiente.