Términos y Condiciones de Servicio

1. Identificación del prestador

La plataforma POSYMA (en adelante, la «Plataforma» o el «Servicio») es operada por ROBOLAF S.A.S., sociedad por acciones simplificada constituida conforme a las leyes de la República de Colombia, identificada con NIT 902.056.765-9, con domicilio en Envigado, Antioquia, Colombia (en adelante, «ROBOLAF»). El sitio web oficial es posyma.com y el canal único de contacto, atención y notificaciones es el correo electrónico [email protected].

2. Aceptación y capacidad

Al registrarse, acceder o utilizar el Servicio, el Comercio y sus Usuarios declaran haber leído, entendido y aceptado íntegramente estos Términos y Condiciones (en adelante, los «Términos»), así como la Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales, que hace parte integral de los mismos. Quien no esté de acuerdo con estos Términos deberá abstenerse de utilizar el Servicio.

• El uso del Servicio requiere plena capacidad legal para contratar conforme a la legislación colombiana. El Servicio está dirigido a comerciantes y empresas; no está dirigido a menores de edad.
• Quien acepte estos Términos en nombre de una persona jurídica declara contar con la capacidad y las facultades de representación suficientes para obligarla.
• ROBOLAF conservará registro de la aceptación electrónica de estos Términos como evidencia del perfeccionamiento del contrato, conforme a la Ley 527 de 1999.

3. Definiciones

• Plataforma o Servicio: el software como servicio (SaaS) POSYMA, que comprende el sistema de punto de venta (POS), los módulos de inventario, clientes, caja y reportes, el asistente MIA y la funcionalidad de emisión de Documentos Electrónicos ante la DIAN.
• Comercio o Cliente: la persona natural o jurídica que contrata el Servicio para la operación de su negocio y es titular de un Espacio de Trabajo.
• Espacio de Trabajo: el entorno lógico independiente asignado a cada Comercio dentro de la Plataforma, con base de datos propia y separada de la de los demás Comercios, en el cual residen exclusivamente sus datos, configuraciones, Usuarios y Documentos Electrónicos.
• Usuario: toda persona natural autorizada por el Comercio para acceder a su Espacio de Trabajo mediante credenciales propias.
• Datos del Comercio: toda la información cargada, generada o procesada en el Espacio de Trabajo del Comercio, incluyendo productos, inventarios, ventas, configuraciones, Documentos Electrónicos y datos personales de los clientes propios del Comercio.
• Documento Electrónico: facturas electrónicas de venta, notas crédito, notas débito, documentos equivalentes electrónicos y demás documentos fiscales generados a través del Servicio y transmitidos a la DIAN.
• DIAN: Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales de Colombia.
• Proveedor Tecnológico: el tercero autorizado por la DIAN como proveedor tecnológico de facturación electrónica, integrado a la Plataforma, a través del cual se realiza la firma y transmisión de los Documentos Electrónicos a la DIAN.
• MIA: el asistente de inteligencia artificial integrado en la Plataforma, que brinda apoyo operativo y de soporte dentro del Espacio de Trabajo de cada Comercio, conforme a la sección 15 de estos Términos y a la sección MIA de la Política de Privacidad.
• Pasarela de Pagos: el proveedor de servicios de pago a través del cual se procesan los pagos de la suscripción; actualmente Wompi, operada por Bancolombia.
• Plan: cada una de las modalidades de suscripción del Servicio, con sus funcionalidades, límites y precios, publicadas en posyma.com.

4. Objeto del Servicio y licencia de uso

ROBOLAF concede al Comercio, bajo modalidad SaaS y mientras la suscripción se encuentre vigente, una licencia de uso de la Plataforma no exclusiva, no transferible, no sublicenciable y revocable, limitada a la operación del propio negocio del Comercio. El Comercio no adquiere ningún derecho de propiedad sobre la Plataforma.

El Servicio comprende: (i) un sistema de punto de venta para registrar ventas y gestionar inventario, caja, clientes y reportes; (ii) la generación de Documentos Electrónicos y su transmisión a la DIAN a través del Proveedor Tecnológico integrado a la Plataforma; y (iii) el asistente MIA como apoyo operativo, según el Plan contratado.

POSYMA es exclusivamente una herramienta tecnológica. El Servicio no comprende asesoría contable, tributaria, financiera ni legal, ni la representación del Comercio ante la DIAN u otras autoridades. La determinación de obligaciones fiscales, tarifas de impuestos, regímenes tributarios y demás decisiones de negocio corresponde exclusivamente al Comercio y a sus asesores profesionales.

5. Registro, cuentas y credenciales

Para utilizar el Servicio, el Comercio debe crear una cuenta suministrando información veraz, completa y actualizada, incluyendo los datos de identificación tributaria necesarios para la emisión de Documentos Electrónicos. El Comercio se obliga a mantener dicha información actualizada durante toda la vigencia de la suscripción.

• El Comercio es responsable de la custodia y confidencialidad de las credenciales de acceso de todos sus Usuarios y de toda actividad realizada desde su Espacio de Trabajo con credenciales válidas.
• El Comercio debe notificar de inmediato a ROBOLAF, a través de [email protected], cualquier uso no autorizado de su cuenta o incidente de seguridad del que tenga conocimiento.
• Cada cuenta de Usuario es personal e intransferible y solo puede ser utilizada por una persona natural a la vez.
• ROBOLAF podrá suspender o restringir el acceso a cuentas que incumplan estos Términos, previa notificación al Comercio cuando ello sea razonablemente posible.

6. Planes, precios y pagos

6.1. Planes y precios

• El Servicio se ofrece bajo modalidad de suscripción mensual, conforme a la matriz de Planes y precios publicada en posyma.com, la cual hace parte integral de estos Términos. El Plan contratado determina las funcionalidades y límites disponibles.
• Los precios están expresados en pesos colombianos (COP) y no incluyen IVA ni otros impuestos aplicables, los cuales se liquidarán a la tarifa legal vigente al momento de cada cobro.
• ROBOLAF podrá modificar los precios y características de los Planes. Los cambios de precio se notificarán al Comercio con al menos treinta (30) días calendario de anticipación y aplicarán a partir del siguiente ciclo de facturación.
• El consumo que exceda los límites del Plan contratado (por ejemplo, Documentos Electrónicos adicionales) podrá requerir la migración a un Plan superior.

6.2. Medios de pago

Los pagos de la suscripción se procesan a través de la Pasarela de Pagos Wompi, operada por Bancolombia, que admite, entre otros medios, Nequi, PSE y tarjetas de crédito y débito. ROBOLAF no almacena los datos de los instrumentos de pago del Comercio; dichos datos son tratados directamente por la Pasarela de Pagos conforme a sus propios términos y políticas, que el Comercio declara conocer y aceptar al utilizarla.

6.3. Facturación y fecha de cobro

• La suscripción se factura de forma mensual y anticipada: cada pago cubre el período mensual que inicia en la fecha de cobro.
• La fecha de cobro de cada período corresponde al inicio del ciclo mensual de facturación, contado a partir de la activación del Plan de pago, y se informará al Comercio en la Plataforma y en el enlace de pago correspondiente.
• Si un intento de cobro resulta fallido, ROBOLAF y la Pasarela de Pagos podrán realizar reintentos de cobro durante el período de gracia descrito en la sección 7, sin que ello genere costos adicionales para el Comercio.

7. Mora, suspensión y reactivación

• Si el pago de un período no se acredita en la fecha de cobro, la cuenta entrará en estado de mora y el Comercio dispondrá de un período de gracia de catorce (14) días calendario para regularizar el pago, durante el cual el Servicio permanecerá plenamente disponible.
• Vencido el período de gracia sin que el pago se acredite, la cuenta será suspendida: el acceso al Servicio quedará pausado, pero los Datos del Comercio se conservarán íntegros y sin alteración alguna.
• La suspensión por mora no implica en ningún caso la eliminación automática de los Datos del Comercio. Ningún proceso automático de la Plataforma elimina datos de Espacios de Trabajo suspendidos; los datos permanecen preservados mientras el Comercio decide reactivar su suscripción, exportar su información o solicitar su supresión.
• La suspensión no extingue la obligación de pago: la deuda causada subsiste y será exigible conforme a la ley.
• Una vez acreditado el pago pendiente, el acceso al Servicio se reactivará de forma inmediata, sin costos de reconexión y sin pérdida de información.

8. Derecho de retracto

De conformidad con el artículo 47 de la Ley 1480 de 2011 (Estatuto del Consumidor), cuando el Comercio tenga la calidad de consumidor, podrá ejercer el derecho de retracto dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la celebración del contrato, siempre que la prestación del Servicio no haya comenzado a ejecutarse, es decir, que el Comercio no haya hecho uso efectivo de la Plataforma.

• El retracto se ejerce mediante comunicación dirigida a [email protected] dentro del término indicado.
• Ejercido el retracto en debida forma, ROBOLAF reembolsará la totalidad de las sumas pagadas dentro de los treinta (30) días calendario siguientes.
• El derecho de retracto aplica únicamente a la contratación inicial de la suscripción; no aplica a las renovaciones mensuales de un Plan ya contratado.

9. Cambios de plan y cancelación voluntaria

9.1. Cambios de plan

• El Comercio puede solicitar el cambio de Plan (superior o inferior) en cualquier momento desde la Plataforma.
• El nuevo Plan y su precio aplicarán a partir del siguiente período de facturación; no se realizan prorrateos ni ajustes dentro del período en curso.

9.2. Cancelación voluntaria

• El Comercio puede cancelar su suscripción en cualquier momento, sin penalidad y sin necesidad de expresar motivo.
• La cancelación surte efectos al final del período ya pagado: el Comercio conservará el acceso pleno al Servicio hasta esa fecha.
• Durante la vigencia restante y durante la ventana posterior descrita en la sección 10, el Comercio podrá obtener la exportación completa de sus Datos del Comercio.
• No se realizan reembolsos proporcionales por períodos parcialmente consumidos, salvo disposición legal en contrario.
• La cancelación no exime al Comercio del pago de los valores causados hasta la fecha efectiva de terminación.

10. Exportación de datos

ROBOLAF asume como compromiso contractual expreso — y no como mera cortesía — el derecho del Comercio a llevarse su información:

• Durante toda la vigencia de la suscripción, el Comercio puede exportar sus Datos del Comercio desde la propia Plataforma.
• Terminada la suscripción por cualquier causa, el Comercio dispondrá de una ventana de treinta (30) días calendario para solicitar y obtener, sin costo adicional, la exportación de sus Datos del Comercio en formatos estructurados de uso común (por ejemplo, CSV o JSON), incluyendo productos, inventarios, ventas, clientes y Documentos Electrónicos con sus representaciones gráficas.
• Vencida dicha ventana, ROBOLAF podrá suprimir o anonimizar los Datos del Comercio de sus sistemas en producción, salvo aquella información que deba conservarse por obligación legal — en particular, los Documentos Electrónicos y soportes fiscales, que se conservarán durante los términos exigidos por la normatividad tributaria colombiana, conforme a la Política de Privacidad.

Los Datos del Comercio son del Comercio. ROBOLAF nunca condicionará la entrega de la información del Comercio a pagos distintos de las deudas efectivamente causadas por la suscripción, ni la retendrá como mecanismo de presión comercial.

11. Facturación electrónica y responsabilidad fiscal

11.1. Rol de POSYMA y del Proveedor Tecnológico

La transmisión de los Documentos Electrónicos a la DIAN se realiza a través de un Proveedor Tecnológico autorizado por la DIAN, integrado a la Plataforma. Para habilitar la facturación electrónica, el Comercio suscribe un contrato de mandato en virtud del cual autoriza la firma y transmisión de sus Documentos Electrónicos por su cuenta. POSYMA actúa como capa de software que facilita la generación de los documentos y su entrega al Proveedor Tecnológico.

11.2. Responsabilidad exclusiva del Comercio sobre el contenido

• El Comercio es el obligado a facturar y emisor legal de los Documentos Electrónicos generados a través del Servicio, y el único responsable del contenido, veracidad, exactitud, integridad y efectos contables, fiscales, legales y tributarios de dichos documentos ante la DIAN y demás autoridades, incluyendo datos del adquirente, valores, impuestos, tarifas y descripciones.
• La firma y transmisión de los Documentos Electrónicos se realiza sin verificación ni revisión de ninguna índole sobre el contenido registrado por el Comercio.
• ROBOLAF, bajo ninguna circunstancia — ni siquiera mediando solicitud expresa del Comercio —, alterará, modificará o ajustará datos financieros, contables o fiscales ya registrados o transmitidos. Las correcciones se realizan exclusivamente por el Comercio a través de los mecanismos legales previstos (notas crédito, notas débito y demás documentos de ajuste).
• El Comercio es responsable de mantener vigentes su habilitación ante la DIAN, sus resoluciones de numeración, rangos autorizados y demás requisitos formales aplicables a su actividad, así como del cumplimiento de sus obligaciones tributarias sustanciales y formales (declaraciones, pagos, reportes de información exógena, conservación de documentos).
• El Comercio mantendrá indemne a ROBOLAF frente a reclamaciones, sanciones o requerimientos de autoridades derivados de información errónea, incompleta o ilícita registrada por el Comercio o sus Usuarios, o de sus decisiones fiscales y de negocio.

11.3. Contingencia y disponibilidad de la DIAN

• La disponibilidad de los servicios informáticos de la DIAN es ajena a ROBOLAF. Ante indisponibilidad de la DIAN, aplican los mecanismos de contingencia previstos por la normatividad vigente, y el Comercio es responsable de activarlos y de hacer seguimiento al estado de sus Documentos Electrónicos hasta su validación.
• ROBOLAF no será responsable por sanciones o perjuicios derivados de la indisponibilidad de los servicios de la DIAN o de fallas en infraestructuras de terceros, existiendo como existen mecanismos de contingencia legalmente previstos a disposición del Comercio.

11.4. Cambios normativos

La normatividad colombiana de facturación electrónica es dinámica. ROBOLAF se compromete a realizar esfuerzos razonables para adaptar la Plataforma a las nuevas disposiciones dentro de plazos técnicos razonables; sin embargo, el Comercio acepta que la adecuación a cambios normativos puede requerir períodos de implementación y que ROBOLAF podrá descontinuar funcionalidades cuya adecuación resulte técnica o financieramente inviable, notificándolo con antelación razonable. ROBOLAF no asume responsabilidad por los efectos de cambios legislativos o regulatorios sobre la operación del Comercio.

12. Nivel de servicio y disponibilidad

ROBOLAF tiene como objetivo de disponibilidad del Servicio el noventa y nueve por ciento (99%) mensual. Este porcentaje constituye un objetivo de servicio y no una garantía absoluta de disponibilidad ininterrumpida. La Plataforma cuenta con tecnología híbrida que permite continuar registrando ventas en modo offline ante interrupciones de conectividad.

• Se excluyen del cómputo de disponibilidad: los mantenimientos programados (que se procurarán notificar con anticipación razonable y ejecutar en horarios de bajo impacto), los eventos de fuerza mayor o caso fortuito, los hechos de terceros (incluida la indisponibilidad de los servicios de la DIAN, del Proveedor Tecnológico, de la Pasarela de Pagos y de los proveedores de nube) y las fallas atribuibles a la infraestructura del Comercio (equipos, redes locales, proveedor de internet).
• Compromisos de disponibilidad y soporte superiores solo serán exigibles cuando se pacten expresamente y por escrito con el Comercio.

13. Obligaciones del Comercio y sus Usuarios

• Utilizar el Servicio de forma lícita, conforme a estos Términos y a la normatividad colombiana aplicable a su actividad.
• Abstenerse de usar el Servicio para emitir documentos fiscales con información falsa, para actividades de evasión o fraude fiscal, lavado de activos o cualquier otra actividad ilícita.
• Abstenerse de introducir software malicioso, realizar pruebas de intrusión no autorizadas, intentar acceder a Espacios de Trabajo ajenos o comprometer de cualquier forma la seguridad, integridad o disponibilidad de la Plataforma.
• Abstenerse de revender, sublicenciar o explotar comercialmente el Servicio frente a terceros sin autorización escrita de ROBOLAF.
• Garantizar que cuenta con las autorizaciones y bases legales necesarias para el tratamiento de los datos personales que registre en su Espacio de Trabajo, conforme a la sección 18.
• Mantener equipos, navegadores y conectividad razonablemente adecuados para operar el Servicio.

El incumplimiento grave de estas obligaciones faculta a ROBOLAF para suspender el Servicio o terminar el contrato, previa notificación cuando sea razonablemente posible, sin perjuicio de las acciones legales a que haya lugar.

14. Propiedad intelectual y propiedad de los datos

El software, el código fuente, los diseños, las marcas, los logotipos, la documentación y demás elementos que componen la Plataforma son de propiedad exclusiva de ROBOLAF S.A.S. o de sus licenciantes y están protegidos por las normas de propiedad intelectual e industrial. La suscripción otorga al Comercio únicamente el derecho de uso descrito en la sección 4, sin cesión alguna de derechos.

No está permitido copiar, modificar, descompilar, realizar ingeniería inversa, sublicenciar o revender la Plataforma, ni utilizarla para desarrollar productos que compitan con POSYMA.

Los Datos del Comercio son y seguirán siendo de propiedad exclusiva del Comercio. ROBOLAF no adquiere ningún derecho de propiedad sobre dicha información; el Comercio otorga a ROBOLAF únicamente una licencia limitada, no exclusiva, para alojar, procesar, respaldar y transmitir los Datos del Comercio con el único fin de prestar el Servicio. ROBOLAF podrá utilizar información agregada y anonimizada — que no identifique al Comercio ni a sus clientes — exclusivamente para fines estadísticos y de mejora del Servicio.

15. MIA — asistente de inteligencia artificial

MIA es el asistente de inteligencia artificial integrado en la Plataforma. Su función es brindar apoyo operativo y de soporte dentro del Espacio de Trabajo del Comercio: responder consultas sobre ventas, inventario, productos, clientes y configuración, y asistir en la operación diaria del negocio.

• Las respuestas de MIA constituyen apoyo operativo y se generan mediante procesos automatizados; no constituyen asesoría contable, tributaria, financiera ni legal, ni reemplazan el juicio de los asesores profesionales del Comercio.
• ROBOLAF no garantiza la exactitud, completitud ni vigencia de las respuestas de MIA, que pueden contener errores o imprecisiones propias de los sistemas de inteligencia artificial. El Comercio es responsable de validar la información antes de tomar decisiones de negocio, fiscales o legales con base en ella.
• MIA opera exclusivamente sobre los datos del propio Espacio de Trabajo del Comercio, bajo el esquema de aislamiento, cifrado, no entrenamiento y no comercialización descrito en detalle en la sección MIA de la Política de Privacidad, que hace parte integral de estos Términos.
• ROBOLAF podrá mejorar, modificar o ajustar las capacidades de MIA según el Plan contratado, sin degradar los compromisos de privacidad descritos en la Política de Privacidad.

16. Confidencialidad

Cada parte se obliga a mantener la confidencialidad de la información no pública de la otra parte a la que tenga acceso con ocasión del Servicio, a usarla únicamente para la ejecución del contrato y a protegerla con un grado de cuidado no inferior al que emplea para su propia información confidencial.

• No se considera información confidencial aquella que sea o llegue a ser de dominio público sin incumplimiento de estos Términos, la que la parte receptora conociera lícitamente con anterioridad, o la desarrollada de forma independiente sin uso de la información de la otra parte.
• Cada parte podrá revelar información confidencial cuando lo exija una autoridad competente u obligación legal, notificando a la otra parte cuando la ley lo permita.
• Las obligaciones de confidencialidad subsisten por cinco (5) años después de terminado el contrato, sin perjuicio de los términos superiores previstos en la ley para datos personales y secretos empresariales.

17. Limitación de responsabilidad

• En la máxima medida permitida por la ley colombiana, ROBOLAF no será responsable por daños indirectos, incidentales, especiales o consecuenciales, lucro cesante, pérdida de ingresos, pérdida de oportunidades de negocio, pérdida de información atribuible a causas ajenas a su control razonable, ni por multas o sanciones impuestas al Comercio por autoridades competentes.
• La responsabilidad total y acumulada de ROBOLAF frente al Comercio, por la totalidad de las reclamaciones derivadas del Servicio, cualquiera que sea su causa, no excederá el valor efectivamente pagado por el Comercio a ROBOLAF durante los doce (12) meses inmediatamente anteriores al hecho que origine la primera reclamación.
• ROBOLAF no será responsable por fallas originadas en fuerza mayor, caso fortuito, hechos de terceros (incluida la indisponibilidad de los servicios de la DIAN, del Proveedor Tecnológico o de la Pasarela de Pagos), ni por el uso indebido del Servicio por parte del Comercio o sus Usuarios.
• El Comercio reconoce y acepta que los precios del Servicio han sido establecidos en función de esta distribución de riesgos y de las limitaciones de responsabilidad aquí pactadas, las cuales constituyen un elemento esencial del equilibrio económico del contrato; sin ellas, el precio del Servicio sería sustancialmente superior.
• Nada en estos Términos limita derechos irrenunciables del Comercio bajo normas imperativas colombianas, incluyendo, cuando aplique, el Estatuto del Consumidor (Ley 1480 de 2011), ni la responsabilidad por dolo o culpa grave.

18. Protección de datos personales

El tratamiento de datos personales asociado al Servicio se rige por la Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales, adoptada conforme a la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, que hace parte integral de estos Términos. En síntesis:

• ROBOLAF actúa como Responsable del tratamiento respecto de los datos de cuenta, contacto, facturación y soporte de los Comercios y sus Usuarios.
• ROBOLAF actúa como Encargado del tratamiento respecto de los datos fiscales del Comercio y de los datos personales de los clientes propios del Comercio registrados en su Espacio de Trabajo; en estos casos, el Comercio es el Responsable del tratamiento.
• El Comercio garantiza que cuenta con las autorizaciones y bases legales necesarias para el tratamiento de los datos personales que cargue o procese a través del Servicio, y mantendrá indemne a ROBOLAF frente a reclamaciones derivadas de su incumplimiento.

19. Modificaciones a estos Términos

ROBOLAF podrá modificar estos Términos para reflejar cambios en el Servicio, en la normatividad o en las condiciones comerciales. Las modificaciones sustanciales se notificarán al Comercio a través de la Plataforma o del correo electrónico registrado, con al menos treinta (30) días calendario de anticipación a su entrada en vigencia. El uso continuado del Servicio después de la fecha de entrada en vigencia constituye aceptación de los nuevos Términos; en caso de desacuerdo, el Comercio podrá cancelar su suscripción antes de dicha fecha conforme a la sección 9, conservando su derecho de exportación de datos.

20. Ley aplicable y resolución de controversias

Estos Términos se rigen por las leyes de la República de Colombia.

• Ante cualquier controversia derivada de la interpretación o ejecución de estos Términos, las partes procurarán primero una solución directa, mediante negociación de buena fe durante un término de treinta (30) días calendario contados desde la comunicación escrita de la controversia a la otra parte.
• Agotada la etapa de negociación directa sin acuerdo, la controversia será sometida a los jueces competentes de la República de Colombia.
• Lo anterior sin perjuicio de las competencias administrativas y jurisdiccionales de protección al consumidor de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), cuando apliquen.

21. Peticiones, quejas, reclamos y contacto

El Comercio y sus Usuarios pueden presentar peticiones, quejas, reclamos y solicitudes de información (PQR) a través del canal único de atención. Las solicitudes se atenderán dentro de los términos previstos en la ley y en la Política de Privacidad cuando se refieran a datos personales.