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Categorias

point_of_sale
Punto de Venta
Ventas, pagos, recibos, devoluciones y cambios.
5 articulos
inventory_2
Inventario
Productos, categorias, proveedores, ubicaciones y stock.
4 articulos
receipt_long
Facturacion Electronica
DIAN, habilitacion, resoluciones, DEE y notas credito.
4 articulos
payments
Caja Registradora
Sesiones, apertura, cierre, arqueo y conciliacion.
3 articulos
bar_chart
Reportes
Ventas, financieros, impuestos, empleados y exportacion CSV.
3 articulos
settings
Configuracion
Perfil de negocio, usuarios, recibos, listas de precios.
4 articulos
groups
Clientes (CRM)
Gestion de clientes, grupos, descuentos y contactos.
3 articulos

point_of_sale Punto de Venta

Para realizar una venta en POSYMA, necesitas tener una sesion de caja abierta. Sigue estos pasos:

  1. Ve a Caja Registradora en el menu lateral y abre una sesion. Ingresa el monto de apertura (efectivo inicial en caja).
  2. Navega a Ventas en el menu lateral. Veras el POS con la barra de busqueda de productos y el carrito a la derecha.
  3. Busca productos escribiendo el nombre, SKU o codigo de barras en la barra de busqueda. Haz clic en el producto para agregarlo al carrito.
  4. Ajusta la cantidad haciendo clic en los botones +/- del producto en el carrito. Puedes aplicar descuentos por linea si tienes permisos.
  5. Cuando el carrito este listo, haz clic en el boton Cobrar. Selecciona el metodo de pago: efectivo, tarjeta, transferencia o mixto.
  6. Si el pago es en efectivo, ingresa el monto recibido. El sistema calculara el cambio automaticamente.
  7. Haz clic en Completar Venta. Se generara el recibo y la factura electronica (si DIAN esta configurado).
lightbulb Si el cliente tiene un descuento asignado por grupo de clientes, este se aplicara automaticamente al seleccionarlo en la venta.

Las devoluciones generan una nota credito electronica (si DIAN esta activo) y actualizan el inventario automaticamente.

  1. Ve a Ventas > Devoluciones desde el menu lateral.
  2. Busca la venta original usando el numero de factura, nombre del cliente o rango de fechas.
  3. Haz clic en la venta para ver los detalles. Selecciona los productos a devolver marcando las casillas correspondientes.
  4. Especifica la cantidad a devolver por cada producto (puede ser devolucion parcial).
  5. Selecciona la razon de la devolucion en el menu desplegable y elige el metodo de reembolso (efectivo, tarjeta o credito en tienda).
  6. Haz clic en Confirmar Devolucion. Se generara la nota credito y el stock se actualizara automaticamente.
lightbulb Las notas credito electronicas se vinculan automaticamente a la factura original mediante el CUFE/CUDE, cumpliendo con la normativa DIAN.

POSYMA permite dividir el pago de una venta entre varios metodos (efectivo, tarjeta, transferencia).

  1. Agrega productos al carrito y haz clic en Cobrar.
  2. En la ventana de pago, selecciona Pago Mixto en lugar de un metodo unico.
  3. Ingresa el monto que el cliente pagara con el primer metodo (ej: $50,000 en efectivo).
  4. Haz clic en Agregar otro metodo y selecciona el segundo (ej: tarjeta por el saldo restante).
  5. Verifica que la suma de los montos cubra el total de la venta.
  6. Haz clic en Completar Venta. El recibo mostrara el desglose de pagos.

inventory_2 Inventario

Para agregar un producto al inventario, necesitas tener al menos una categoria y una categoria de impuestos configuradas.

  1. Ve a Inventario en el menu lateral y selecciona la pestana Productos.
  2. Haz clic en el boton + Agregar Producto en la esquina superior derecha.
  3. Completa los campos obligatorios: Nombre, SKU (se autogenera si lo dejas vacio), Precio de venta y Categoria.
  4. Selecciona la Categoria de Impuestos (IVA General 19%, IVA Reducido 5%, IVA Exento, IVA Excluido, o INC).
  5. Opcionalmente agrega: costo del producto, codigo de barras, proveedor, descripcion, y si es un servicio (sin stock).
  6. Haz clic en Guardar. El producto aparecera en la lista y estara disponible en el POS inmediatamente.
lightbulb Si tienes un lector de codigo de barras, puedes escanear el codigo del producto durante la creacion para asignarlo automaticamente al campo de barcode.

Las listas de precios permiten manejar precios diferentes por cliente, grupo, ubicacion, temporada, o volumen de compra.

  1. Ve a Inventario > Listas de Precios.
  2. Haz clic en Crear Lista de Precios. Asigna un nombre descriptivo (ej: "Mayoristas", "Black Friday").
  3. Configura el rango de fechas si es una promocion temporal (inicio y fin).
  4. Agrega reglas de precios: elige el tipo (precio fijo, descuento porcentual, formula costo+margen, o por volumen).
  5. Para descuentos por volumen, define los niveles (ej: 1-9 unidades = precio normal, 10-49 = -5%, 50+ = -10%).
  6. Asigna la lista a clientes individuales, grupos de clientes, o ubicaciones especificas.
  7. Establece la prioridad si hay conflictos con otras listas activas.
lightbulb En el POS, puedes cambiar la lista de precios activa manualmente usando el selector de lista de precios en la parte superior del carrito.

receipt_long Facturacion Electronica (DIAN)

La facturacion electronica requiere completar 4 pasos en la seccion Fiscal > Habilitacion:

  1. Certificado digital: Sube tu certificado .p12 (obtenido de una entidad certificadora como Certicamara o Andes SCD) e ingresa la contrasena.
  2. Configuracion de software: Ingresa el Software ID, PIN y Technical Key proporcionados por DIAN en el portal Muisca.
  3. Perfil fiscal: Completa tu NIT, regimen tributario, responsabilidades fiscales y actividades economicas (CIIU). Puedes cargar tu RUT en PDF para autocompletar.
  4. Resolucion de numeracion: Crea una resolucion con el numero, prefijo y rango autorizado por la DIAN.

Una vez completados los 4 pasos, haz clic en Ejecutar Habilitacion. El sistema generara facturas de prueba y las enviara a DIAN para validacion.

lightbulb La habilitacion se hace una sola vez. Una vez aprobada por la DIAN, todas tus ventas generaran facturas electronicas automaticamente.

La informacion exogena es un reporte anual que se presenta a la DIAN con el detalle de todas tus transacciones.

  1. Ve a Fiscal > Exogena.
  2. Selecciona el ano gravable (ej: 2025).
  3. Marca los formatos que necesitas generar (1001, 1006, 1007, etc.). Los formatos "Auto" se llenan automaticamente con los datos de ventas e inventario.
  4. Para formatos "Manual" (1003, 1010, 2276), ingresa los datos manualmente usando el formulario de entrada.
  5. Haz clic en Generar y Descargar. Se descargara un archivo ZIP con los XMLs en formato ISO-8859-1 listos para subir al portal Muisca de la DIAN.
lightbulb POSYMA genera automaticamente los formatos 1005 (IVA descontable), 1006 (IVA generado) y 1007 (ingresos) a partir de tus ventas. Los demas formatos requieren entrada manual o datos que POSYMA no maneja directamente.

payments Caja Registradora

Al final del turno, debes cerrar la sesion de caja y reportar el efectivo real en la caja.

  1. Ve a Caja Registradora en el menu lateral.
  2. En la sesion activa, haz clic en Cerrar Sesion.
  3. El sistema te mostrara el formulario de conteo. Ingresa la cantidad de billetes y monedas de cada denominacion que hay fisicamente en la caja.
  4. El sistema calculara automaticamente el total contado y lo comparara con el total esperado (ventas en efectivo + apertura - devoluciones).
  5. Si hay discrepancia (sobrante o faltante), se registrara en el reporte de cierre.
  6. Haz clic en Confirmar Cierre. Se generara un resumen con todas las ventas, pagos y la conciliacion.
lightbulb En Configuracion > Reglas de Cierre puedes establecer una tolerancia maxima de discrepancia. Si el faltante/sobrante excede la tolerancia, el cierre sera marcado con alerta.

settings Configuracion

El perfil de negocio aparece en tus recibos, facturas electronicas y documentos legales.

  1. Ve a Configuracion en el menu lateral (icono de engranaje en la parte inferior).
  2. En la seccion Informacion del Negocio, completa: nombre del negocio, NIT, direccion, ciudad, departamento, telefono y correo.
  3. Para cargar datos desde tu RUT, haz clic en Cargar RUT (PDF). Sube el PDF de tu RUT y el sistema extraera automaticamente los datos fiscales.
  4. Opcionalmente, sube el logo de tu negocio. Este aparecera en recibos y facturas.
  5. Haz clic en Guardar. Los cambios se reflejaran inmediatamente en todos los documentos generados.

POSYMA soporta tres roles de usuario con diferentes niveles de acceso.

  1. Ve a Usuarios en el menu lateral.
  2. Haz clic en Invitar Usuario.
  3. Ingresa el nombre de usuario y selecciona el rol:
    • Superadmin: acceso total a todas las funciones.
    • Admin: puede gestionar ventas, inventario, reportes y configuracion.
    • Cajero: solo puede hacer ventas y gestionar su caja.
  4. El sistema generara una contrasena temporal. Compartela con el empleado de forma segura.
  5. Al iniciar sesion por primera vez, el empleado debera cambiar su contrasena.

quiz Preguntas Frecuentes

Haz clic en tu avatar en la parte inferior del menu lateral para ir a tu Perfil. Ahi encontraras la opcion "Cambiar Contrasena". Ingresa tu contrasena actual, luego la nueva contrasena (minimo 8 caracteres) y confirmala.
POSYMA soporta efectivo, tarjeta de credito/debito, transferencia bancaria y pagos mixtos (combinar dos o mas metodos en una misma venta). Los metodos se configuran en Configuracion > POS.
No es obligatorio para empezar a usar el sistema. Puedes vender y gestionar tu negocio sin facturacion electronica. Sin embargo, la ley colombiana requiere facturacion electronica para la mayoria de negocios. POSYMA tiene integracion completa con DIAN que puedes activar cuando estes listo.
En cualquier reporte o tabla de datos, busca el boton "Exportar CSV" en la barra de herramientas. El archivo CSV se descarga a tu computador y se puede abrir directamente en Excel, Google Sheets o cualquier programa de hojas de calculo.
Si. Ve a Inventario > Ubicaciones para crear tus sucursales, bodegas o puntos de venta. Cada ubicacion maneja su propio inventario. Puedes hacer transferencias de stock entre ubicaciones y asignar listas de precios diferentes por sucursal.
Puedes contactarnos por correo a [email protected] o por WhatsApp. Nuestro equipo de soporte esta disponible de lunes a viernes de 8am a 6pm (hora Colombia). Para problemas urgentes fuera de horario, usa el chat de soporte dentro de la aplicacion.